Cespiti aziendali: gestione e tracciabilità

I cespiti aziendali costituiscono i “mezzi di produzione” destinati alla realizzazione delle attività aziendali e che pertanto accrescono il valore dell’impresa.

Materiali (fabbricati, macchinari, terreni, stampi, ecc.) o immateriali (marchi, brevetti, know-how in generale), i cespiti sono iscritti nei bilanci aziendali e possono essere valorizzati secondo differenti ma specifici criteri (economico, fiscale, di acquisto, di alienazione, ecc.).

Se tutti i cespiti aziendali contribuiscono alla creazione del valore dell’impresa è evidente che il mantenimento di una loro adeguata produttività comporti dei costi per l’azienda, spesso di elevata incidenza.

Un’adeguata gestione dei cespiti ha effetti economici e patrimoniali estremamente importanti: miglioramento della qualità dei prodotti, riduzione dei costi di produzione, carico fiscale.

Un’adeguata gestione degli stessi cespiti aziendali è quindi assai importante per la business continuity e per l’ottenimento di una adeguata redditività dell’impresa.

1. Il monitoraggio dei cespiti aziendali: l’ammortamento e il libro cespiti

La “vita utile” dei cespiti aziendali si estende su orizzonti di medio e lungo periodo: economicamente, il loro costo d’acquisto viene quindi ripartito negli anni di profittevole utilizzo dei singoli beni, attraverso un processo di ammortamento: tale processo dovrebbe concludersi nel momento in cui il bene non è più in grado di “creare valore”, o comunque quando esce dalla sfera aziendale.

Nel momento in cui l’azienda acquisisce la proprietà di un cespite, esso viene inserito in un apposito registro: il libro cespiti. Per ciascun bene devono essere annotate una serie di informazioni: l’anno di acquisto, il costo originario, le capitalizzazioni di costi che ne aumentano il valore o la vita utile, ed altro.

Tali informazioni saranno necessarie per adeguare la quota di ammortamento, ed entreranno nel calcolo del costo finale del prodotto, costituendo la base per la determinazione di un congruo prezzo di vendita e della marginalità dell’attività tipica aziendale.

2. Come si gestiscono i cespiti aziendali: dallo sviluppo alla dismissione dei beni

Tutti i processi attuati da un’impresa per pianificare e controllare le attività relative ai cespiti aziendali costituiscono un ordinato “sistema di gestione” (Asset Management System): è evidente come le modalità di gestione dei cespiti ammortizzabili possano essere notevolmente differenti da azienda ad azienda.

In relazione alle risorse disponibili in azienda, al grado di complessità dei processi produttivi, alla concorrenza sul mercato ed alle marginalità possibili, la gestione dei cespiti potrà essere più puntuale (e fornire dati di gestione più dettagliati, a vantaggio della competitività) o più destrutturata (minori costi, ma minore utilità informativa).

A prescindere dal grado di approfondimento delle soluzioni adottate, ogni sistema di gestione dei cespiti efficace dovrebbe considerare almeno gli aspetti di seguito evidenziati.

1. Obiettivi
La prima cosa da fare è stabilire obiettivi misurabili (ovvero, le motivazioni alla base del sistema di gestione cespiti, e i risultati che ci si attendono), tenendo in considerazione il contesto aziendale e i bisogni degli stakeholder rilevanti per il sistema di gestione patrimoniale.
Una volta individuati gli obiettivi, la direzione dovrebbe decidere:

  • un criterio con cui dare priorità alle attività e alle risorse con cui raggiungere gli obbiettivi;
  • le risorse che saranno necessarie alle varie attività;
  • i responsabili;
  • le modalità di misurazione degli obiettivi.

2. Ruoli, responsabilità e competenze
La persona o il gruppo di persone che dirigono l’impresa dovrebbero assicurarsi che:

  • gli obbiettivi del sistema di gestione cespiti siano sempre in linea con gli obbiettivi dell’impresa;
  • le risorse necessarie per l’implementazione e la manutenzione dei beni siano sempre disponibili;
  • il sistema di gestione stia ottenendo i risultati in linea con le aspettative dell’impresa e degli stakeholder;
  • gli addetti alla gestione cespiti abbiano le competenze necessarie e gli strumenti adeguati.

Eventuali carenze dovrebbero essere identificate e superate.

3. Documentazione
Tutto ciò di cui si vuole tenere traccia deve essere registrato. Per poter sfruttare le informazioni disponibili occorre un’organizzazione efficiente e una idonea modalità di identificazione e utilizzabilità delle informazioni stesse.

Tutta le informazioni dovranno essere correttamente gestite per assicurare che siano adeguatamente utilizzate dove e quando necessario e protette da usi impropri o perdita di riservatezza.

Per il controllo dell’informazione, l’impresa dovrà monitorare almeno le seguenti attività:

  • la distribuzione;
  • l’accesso;
  • il recupero;
  • l’utilizzo;
  • l’archiviazione;
  • la conservazione;
  • la revisione.

4. Identificazione di rischi
Nella fase di pianificazione del sistema di gestione patrimoniale occorre identificare tutti quegli eventi che potrebbero interferire con il raggiungimento dei risultati attesi. L’iter dovrebbe essere il seguente:

  • analizzare e classificare i rischi in base alla gravità delle possibili conseguenze;
  • pianificare le azioni per poter affrontare i rischi, eliminandoli o mitigandoli;
  • mettere in atto tali azioni;
  • controllarne l’efficacia;
  • apprendere dall’esperienza.

Un’analisi dei rischi dovrebbe essere riesaminata, aggiornata o ripetuta nel tempo, ed in ogni caso quando ritenuto necessario. L’esigenza potrebbe presentarsi in seguito alle analisi del contesto in cui l’impresa opera, delle mutate necessità degli stakeholder o dei cambiamenti che ciascuna azienda inevitabilmente vive nel corso del tempo (quali, ad esempio, il cambio del personale, l’implementazione di nuove tecnologie, l’ampliamento del mercato in cui opera, etc.).

5. Il miglioramento continuo
Ogni qualvolta in fase di riesame della direzione o in seguito alle riorganizzazioni aziendali si dovesse presentare un’opportunità di miglioramento coerente con le aspettative aziendali e con quelle delle parti interessate, questa opportunità dovrebbe essere attentamente valutata dal punto di vista di costi/benefici e, analisi permettendo, implementata nel sistema di gestione cespiti.

Il processo di miglioramento deve essere considerato un’attività continua, per cui va sempre misurato anche l’impatto del miglioramento delle opportunità che vengono implementate, in modo da valutare nel tempo se è il caso, o meno, di intraprendere cambiamenti.

L’assenza di un adeguato sistema di gestione cespiti comporta il rischio di mancate o errate registrazioni di attività su singoli asset, che nel tempo portano a perdere la coerenza tra la “realtà di produzione” e la documentazione amministrativa e contabile.

Le conseguenze di tali situazioni possono riguardare l’aumento di costi, la minore efficienza delle attività di produzione, l’impossibilità di gestire manutenzioni o di attivare politiche di manutenzioni preventive (con riduzione quindi della vita utile residua). In una parola: aumenti ingiustificati dei costi aziendali e riduzione della competitività aziendale.

La gestione cespiti deve seguire un approccio olistico, ovvero deve essere finalizzata all’ottimizzazione dell’intero ciclo di vita dei beni ammortizzabili. Questo include l’adozione di una adeguata strategia per lo sviluppo, il funzionamento, la manutenzione, l’aggiornamento e la dismissione dei beni.

3. Il software del sistema di gestione patrimoniale: cosa fa e perché usarlo

La gestione manuale degli asset aziendali non è pensabile in nessuna impresa. Per questo numerosi software, più o meno complessi e dunque più o meno costosi, sono a disposizione di ogni tipologia di azienda.

Non ha importanza quale soluzione sarà scelta: ciò che conta sarà la capacità del software di saper gestire i punti cardine sopra riportati (in coerenza con le effettive esigenze aziendali), consentendo di:

  • conoscere l’ubicazione di un bene, la sua condizione, chi lo sta usando e come;
  • gestire le risorse da qualunque luogo;
  • identificare i rischi e prevenirli o mitigarli;
  • fornire informazioni sul ciclo di vita di ciascuna risorsa consentendo di prendere delle scelte strategiche a riguardo;
  • pianificare le manutenzioni;
  • avere report accurati e approfonditi coerenti agli obiettivi stabiliti e alle finalità del sistema di gestione.

Tutti questi elementi aiutano a garantire che le risorse vengano utilizzate in modo corretto ed efficiente e consentano ai gestori di tenere traccia delle prestazioni complessive di ciascun bene, in modo da non incorrere in costi non necessari.

4. Riconciliazione dei cespiti aziendali

Cosa accade quando, con il passare del tempo, il sistema di gestione cespiti non viene mantenuto attivo? O se non risulta più adeguato rispetto alle esigenze ed ai vincoli aziendali?

È fatale che si verifichino disallineamenti tra le risultanze amministrative e i beni presenti in azienda che nel tempo potrebbero venire eliminati dal ciclo produttivo, assemblati con altri beni per migliorie di impianti o, ancora, adattati per poter essere utilizzati in altri processi/reparti.

La conseguenza di ciò è che l’amministrazione non avrà più contezza di ciò che è effettivamente presente in azienda, e gli addetti alle attività di operation non riusciranno più a giustificare le spese su beni non più rintracciabili nei documenti amministrativi. Per non contare i rischi di incorrere in sanzioni in caso di verifiche o accertamenti amministrativi e fiscali.

Situazioni di questo tipo possono essere risolte attuando in rapida successione due attività:

  • l’inventariazione dei beni presenti in azienda, con un livello di approfondimento adeguato alle necessità dell’azienda stessa;
  • la riconciliazione dei cespiti, ovvero le attività di verifica di coerenza e tracciabilità delle registrazioni contabili.

Il risultato consentirà di evidenziare e trattare sia registrazioni riferite a beni dismessi (o non più operativi, ancorché presenti in azienda), sia a registrazioni non correlate a specifici beni effettivamente in uso.

Terminato questo processo, sarà poi necessaria l’implementazione (o la profonda revisione) del sistema di Asset Management, affinché per il futuro si possa evitare il ripetersi di situazioni indesiderate di rischio ed inefficienza.

5. La norma ISO 55001

Le considerazioni dei punti che precedono, se correttamente attuate all’interno di un’impresa, possono consentire di operare in conformità alla norma internazionale ISO 55001, rendendo il sistema di Asset Management certificabile.

La ISO 55001 è una norma che individua i requisiti necessari per implementare e migliorare il sistema di gestione cespiti, a cui si consiglia fare riferimento per massimizzare l’efficienza aziendale, riducendo i costi e mitigando i rischi.

Adeguarsi a questo standard internazionale e acquisire il “metodo ISO 55001” consentirà all’impresa di ottenere risultati migliori rispetto alla concorrenza, aumentandone la competitività.

La certificazione non è obbligatoria, ma porta con sé diversi vantaggi:

  1. La soddisfazione del cliente, conseguente all’aumento del livello di affidabilità dei prodotti;
  2. Il miglioramento della percezione dell’impresa per il personale, per i clienti e per i fornitori;
  3. Una migliore reputazione, dovuta all’allineamento rispetto ad uno standard industriale riconosciuto a livello internazionale;
  4. La riduzione dei costi operativi legati a più efficienti strategie di gestione dei mezzi di produzione;
  5. Una migliore gestione di rischi di fermo macchina o difettosità, attraverso la possibilità di attivare politiche di manutenzione predittiva e la prevenzione/riduzione di scarti di produzione.

6. Richiedi una consulenza personalizzata

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  • servizi tecnici di inventariazione e riconciliazione;
  • attività di “Gap Analisi” rispetto ai requisiti previsti dalla norma ISO 55001;
  • consulenza per implementazione del sistema di asset management;
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